Van visie op papier, naar visie in actie

• Door Katrien@catalista.be

Voor scholen die effectief vooruit willen

In onze scholen zie je verschillende, aantrekkelijke en werkende manieren waarop missie en visie bekend worden gemaakt. En dat is goed en nodig: zo weten leraren, leerlingen en ouders waar de school voor staat en waar de school naartoe wil.

Veruit het meest vind je een missie en visie op de website van de school. Een specifieke missie en visie pagina legt kort maar helder de identiteit, richting en waarden van de school uit. Ook frequent te vinden zijn de wall papers of posters in de gangen of aan de buitenmuren van onze scholen. Gidsen of brochures zijn de derde grote categorie. Het zijn tekst- of informatiebundels waarin de missie en visie, al dan niet met concrete actieplannen per schooljaar worden uitgelegd: met meer detail, goede praktijkvoorbeelden, veel foto’s, soms met een jaarplanning en/of organisatiewijzer. Deze derde categorie wordt vaak uitgedeeld op de vierde categorie: de personeelsvergaderingen, infodagen en/of studiedagen waarop de visie en missie inclusief plannen in een soort question and answer aanpak live worden toegelicht. Deze categorie doelt op meer betrokkenheid.

secundair.kobos.be en debosmier.be

Minder frequent maar groeiend zijn de scholen die authenticiteit en een sticky story belangrijk vinden en die daarom hun missie en visie regelmatig ook via social media verspreiden en/of in een pakkender videoboodschap gieten.

Nog minder in aantal – maar ze zijn er wél al – zijn de scholen die hun missie en visie effectief uitdragen in en door hun dagelijkse praktijk: de missie en visie echt tonen in het werken en zijn op school, in de lessen, als leidraad of referentiekader bij het maken van keuzes zoals bijvoorbeeld de keuze van leermiddelen, lesaanpak, deliberatie en klassenraden.

Wat de duidelijke voorkeur voor bepaalde  ‘dragers’ van de visie boodschap toont, is het grote belang dat scholen hechten aan herkenbaarheid en visualiteit (“Wordt onze visie gezien en opgemerkt?”), volledigheid en duidelijkheid (“Wordt onze visie bekend en begrepen?”) en  “stabiliteit (“Bewaken we onze richting systematisch en consequent?”)

Dit zijn belangrijke doelen, zonder meer. Maar bottom line: met een visie en missie wil je effectief richting geven, sturen en impact hebben in je school en daarbuiten.  En om impact te hebben, is er meer nodig. Om impact te hebben moet de visie ook – en vooral -  betekenis- en richtinggevend zijn. Dit lukt niet vanzelf of zomaar via een rijk en gevarieerd set van dragers die de kernboodschap – het wat van de visie en missie - goed, mooi en duidelijk herhalen.  Hier komt een sterke vraag mee naar het concrete hoe, wanneer, waarom van de missie en visie. Een vraag naar specifiek gedragsgerichte visie inhoud. Een inhoudelijke communicatie die de visie en missie brengt in een verhaal van dagelijkse interacties, routine processen of concrete verwachtingen.

G. Begeman

In dit soort gedragsgerichte communicatie over visie en missie lijken scholen vandaag nog minder thuis. En dat is jammer, want een gemis aan gedragsgerichte visie communicatie kan tot visie versnippering of visie

onduidelijkheid leiden. Iets als: de posters hangen er, de folders worden gelezen, de personeelsvergaderingen zijn duidelijk … maar we weten niet hoe onze visie uit te ademen, te leven, te tonen en dus blijft ze dode letter.

De “way to get this done” is de visie toegankelijk en concreet maken. Ze hertalen in kleine, laagdrempelige acties of verwachtingen - voor iedereen op school - die dagelijks zichtbaar zijn.

Een tweetal modellen – vaak gebruikt in organisaties – die dit mogelijk maken zijn de volgende:

1 Het Golden Circle Model van Simon Sinek

Dit model vraagt om de visie in concreet gedrag om te zetten, met een sterke aandacht en focus op het waarom. Dit model is overtuigd van het feit dat het erkennen van het waarom van acties sterk motiveert om ze ook te doen.

De 3 stappen in een herkenbaar voorbeeld:

WHY: “We willen elke leerling doen groeien.”

HOW: “We geven systematisch feedback over de persoonlijke ontwikkeling aan elke leerling.”

WHAT: “Elke maand zit de klasleraar minstens een kwartier samen met elke leerling om de persoonlijke ontwikkeling persoonlijk te bespreken. “

2 Het OKR model (het Objective – Key Results model) van Andy Grove

Dit model geeft duidelijke richting en inspiratie door het doel (het Objective) goed te formuleren. De key results – dit zijn meetbare gedragsverwachtingen – worden aan de  richting gekoppeld. Hoe

concreter en specifieker de gedragsverwachtingen worden geformuleerd, hoe meer sturend het model werkt en hoe sterker het team gealligneerd kan worden.

Een OKR herkenbaar voorbeeld:

O: We zorgen voor een motiverende lesstructuur in onze lessen.

KR 1: 80 % van onze lessen start met het activeren van voorkennis.

KR 2: 80 % van de leerlingen kent de leerdoelen bij het begin van elke les.

KR 3: 80 % van de lessen in een bepaalde afdeling volgt dezelfde lesstructuur.

In beide modellen zitten 4 stappen.

1 Vertaal de abstracte visie naar een klein aantal concrete acties of verwachte gedragingen.

2 Bouw routines, dagelijkse processen of gewoontes met die acties.

3 Maak mensen verantwoordelijk voor de acties.

4 Maak de acties meetbaar – op een zachte manier.

Strategie en concrete dagelijkse praktijk verbinden en die dagelijkse praktijk effectief nudgen in de schoolteamwerking zal ertoe leiden dat een school vooruitgaat, in lijn met de visie, en niet zomaar beweegt, zoals Kasper Nollet dat onlangs omschreef.

Het X matrix model, op schoolmaat verpakt, naar het voorbeeld van Hoshin Kanri, van de Lean Methodologie, is nog een uitermate geschikte manier voor scholen om dit te doen.

De X matrix brengt vanuit de schoolvisie, de lange termijn doelen, de concrete prioriteiten voor een schooljaar, de concrete projecten of acties en de meetbare resultaten of indicatoren samen in een overzicht. Het zorgt zo voor een heel duidelijk verband tussen de strategie en de dagelijkse activiteiten op school. Het is ineens een structurele hulp om beslissingen te nemen (wat doen we wel, wat niet) en toont bij wie de verantwoordelijkheden liggen.

Dit model is echt super geschikt om schoolteams samen te doen bewegen en kan als oplossing ingezet worden voor struikelblokken als

-              visie versnippering

-              (te) veelheid aan projecten

-              onduidelijke verantwoordelijkheden

-              focus gebrek

Je zet het model in werking door deze 5 stappen consecutief te nemen: het is oprecht laagdrempelig.

Stap 1: Hertaal de schoolvisie naar 3 tot 5 jaar lange termijn doelen.

Dit zijn mogelijk thema’s zoals: een krachtige leeromgeving creëren, een positief schoolklimaat bouwen, de leerlingbetrokkenheid verhogen of partnerships met de lokale gemeenschap uitbouwen

Stap 2: Bepaal in lijn met deze doelen de effectieve schooljaarprioriteiten.

Stel de vraag “Wat moet er dit schooljaar effectief vooruitgaan?” Hou het hier ook bij maximum 3 tot 5 prioriteiten.

Bijvoorbeeld:

Verhoog de leerlingbetrokkenheid: implementeer een welzijnsprogramma

Stap 3: Koppel concrete acties aan de prioriteiten

Bijvoorbeeld:

Verhoog leerlingbetrokkenheid: actie: het maken en opstarten van een mentorprogramma voor leerlingen

Stap 4: Koppel (zachte) meetpunten aan de prioriteiten. Dit kunnen kwaliteitsindicatoren zijn, maar ook deadlines, doorlooptijden, kostenindicatoren…

Bijvoorbeeld:

Voor leerlingbetrokkenheid: 85 % van de leerlingen voelt zich goed tot heel goed op school

Stap 5: Duid de verantwoordelijke voor de acties en jaar prioriteiten aan.

Bijvoorbeeld:

Welzijnsprogramma / Mentorprogramma: de zorgcoördinator

Deze 5 stappen moet je dan visueel vastleggen in de handige X matrix format. Je hangt de X matrix op, op die plaatsen in de school die druk bezet zijn en waar de dialoog over de X matrix kan worden gevoerd, informeel en formeel.

Zowel de visuele ervaring als de regelmatige discussie over de X matrix zijn kernvoorwaarden voor succes.

Een keer per maand of per 2 maanden zou er tenminste een status bespreking van de X matrix moeten plaatsvinden. Dit kan volgens de PCDA procedure (plan – do – check – act) die op vele scholen al gebruikt wordt.

Een keer per jaar moet de X matrix opnieuw ten gronde opgemaakt en herbekeken worden.

De echte theorie spreekt in dit verband over deze regels van de kunst: Hoshin Kanri: de catchball en de obeyaals cruciaal voor draagvlak in het team.

Waarom kan je stellen dat dit model een hoge kans van slagen heeft om de school effectief vooruit te krijgen? Omdat het model deze 5 succesfactoren dekt:

• Alignment: De X‑matrix koppelt visie aan dagelijkse praktijk^.

• Focus: De X- matrix beperkt het aantal prioriteiten.

• Meetbaarheid: De X matrix zorgt voor indicatoren die vooruitgang zichtbaar maken.

• Draagvlak: De X matrix ‘catchball’ of discussie verhoogt betrokkenheid en dus kans op uitvoering.

• Continu verbeteren: De X matrix ‘PDCA’ of status discussie maakt het proces cyclisch en haalbaar.

Voor zij die er dieper willen induiken:

1Hoshin Kanri X Matrix: A Complete Guide with Examples. https://leandatapoint.com/resources/hoshin-kanri-x-matrix

2Learn All About Hoshin Kanri X Matrix: Full Guide. https://businessmap.io/lean-management/hoshin-kanri/what-is-hoshin-kanri-x-matrix

3Using the Hoshin Kanri Method for Strategic Planning [2025] • Asana. https://asana.com/resources/hoshin-kanri

4The 7 Steps of Hoshin Kanri (or Hoshin Planning) - KaiNexus. https://blog.kainexus.com/improvement-disciplines/hoshin-kanri/the-7-steps-of-hoshin-kanri-planning

5The X-Matrix: A Practical Guide for Beginners - profit.co. https://www.profit.co/blog/strategy/the-x-matrix-a-practical-guide-for-beginners/

6Hoshin Kanri, how to translate strategy into daily actions. https://www.bonfiglioliconsulting.com/en/white-paper-hoshin-kanri/

Voor zij die op een plezante-effectieve manier bij het maken van de X matrix  willen worden begeleid: katrien@catalista.be

Gebruik je deze X-matrix graag zelf voor je eigen school? Dat kan. Vraag hem dan hier even aan.

Ontvang de bewerkbare X-matrix